Datenschutzhinweise Feriencamps

Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO – Anmeldung Fußball‑Feriencamp

Verantwortlicher
SC Blau‑Weiß 06 Köln e.V.

Mommsenstraße 10

50935 Köln

Telefax: 0178 – 800 0939
E-Mail: info[at]scblauweiss-koeln.de

Vertretungsberechtigter Vorstand: Daniel Buß und Jörg Althoff

1. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Angaben zur Organisation und Durchführung des Fußball‑Feriencamps (z. B. Buchung der Camp‑Woche, Kommunikation, Teilnehmerlisten, Planung von Mittagessen/Betreuung, ggf. Bestellung Trikot/Hose, Notfallkontakt, Berücksichtigung von Allergien/Erkrankungen).

2. Kategorien personenbezogener Daten

• Kind: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, ggf. Allergien/sonstige relevante Gesundheitsangaben.
• Erziehungsberechtigte: Vor‑/Nachname, E‑Mail, Telefonnummer.
• Buchungsangaben: Auswahl der Camp‑Woche(n), Optionen (Frühbetreuung, Mittagessen), ggf. Textangaben (Wünsche/Anmerkungen), Größe für Trikot/Hose (optional).
• Technische Protokolldaten (bei Online‑Formularen): u. a. Zeitstempel; je nach Einstellung können weitere Metadaten anfallen (siehe „Einsatz von Microsoft Forms“)

3. Rechtsgrundlagen

• Vertrag/Teilnahmeabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), z. B. Anmeldung, Kommunikation, Durchführung und Abrechnung von Camp‑Leistungen.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), z. B. organisatorische Planung, Nachweise ggü. Förderern/Versicherern (nur soweit erforderlich und unter Abwägung Ihrer Interessen).
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für freiwillige Angaben (z. B. Gruppenwünsche) und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für Gesundheitsdaten (Allergien/Erkrankungen); die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden

4. Pflicht zur Bereitstellung

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die Anmeldung und sichere Camp‑Durchführung erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Teilnahme nicht möglich.

5. Empfänger / Kategorien von Empfängern

• Interne Stellen des Vereins (Camp‑Organisation, Übungsleiter:innen, Vorstand – jeweils nur soweit erforderlich).
• Auftragsverarbeiter: Microsoft (Bereitstellung von Microsoft Forms innerhalb Microsoft 365). Microsoft verarbeitet Daten nach unseren Weisungen gem. Data Protection Addendum (DPA), inkl. Standardvertragsklauseln und Sicherheitsmaßnahmen
• Weitere Empfänger: z. B. Caterer (Mittagessen/Allergiehinweise), Ausrüster (Trikot‑Bestellung), Versicherer (Unfall‑/Haftpflichtfälle) – jeweils nur mit erforderlichen Daten.

6. Verarbeitung außerhalb der EU / Microsoft Forms

Microsoft Forms erfüllt u. a. die DSGVO‑Compliance und verschlüsselt Daten im Transit und im Ruhezustand. Microsoft verarbeitet EU‑Kundendaten überwiegend innerhalb des EWR; für Support/Fehlermanalyse kann es in Einzelfällen zu Übermittlungen in Drittländer kommen (Standardvertragsklauseln / DPF; zusätzliche Schutzmaßnahmen). Details ergeben sich aus dem Microsoft‑DPA.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie es für die Camp‑Durchführung, Nachweispflichten und ggf. gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist, und löschen sie anschließend regelmäßig. Konkrete Fristen:

• Anmeldedaten: 12 Monate
• Abrechnungsrelevante Daten (z. B. Zahlungsbelege): 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrung)
• Gesundheitsangaben (Allergien): nur für die Dauer des Camps, danach Löschung.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben – je nach Voraussetzungen – folgende Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e/f DSGVO; Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

9. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW 

10. Herkunft der Daten

Die Daten werden direkt bei Ihnen über das Microsoft‑Forms‑Anmeldeformular erhoben

11. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Findet nicht statt