Persondatapolitik
Politik
Lords Assembly Esbjerg overholder den nye persondataforordning fra EU. Nedenfor kan du læse om foreningens politik på området, herunder hvem der har adgang til data, hvordan foreningen styrer adgang til data, samt hvilke data det kan forventes offentliggøres alt efter, hvilken rolle man har påtaget sig i foreningen.
For nærmere beskrivelser og den fulde tekst kan du finde i bilagene, links til højre (bemærk, du stilles videre til dokumenter på et google drev).
Almene medlemmers data
På portalen holdsport.dk bliver medlemmers grundliggende (almindelige) persondata registreret og opbevaret. Dette drejer sig om data der er nødvendig for den daglige drift og håndtering af medlemmer, herunder f.eks.:
- Navn
- Fødselsdato (ikke CPR)
- Kontaktoplysninger
- adresse
- telefonnummer
- e-mail adresse
- evt. billede (frivilligt at lægge op)
Flere data vil almindeligvis ikke være indhentet på medlemmer, dog kan der til f.eks. arrangementer blive bedt om CPR nummer i forbindelse med indhentning af børneattester. Dette vil blive opbevaret midlertidigt og vil efter et ½ år slettes. Børneattester opbevares så længe medlemmet er tilknyttet foreningen og vil være tilgængeligt for klubstaben.
Data indhentes almindeligvis ved oplysninger fra medlemmer. Dog kan der indhentes yderligere oplysninger ved myndigheder i form af f.eks. børneattest.
Data vil almindeligvis ikke ligge offentligt tilgængeligt. Dog vi medlemsliste med navn være tilgængeligt for medlemmer af de enkelte hold. Alle data er tilgængelige for klubstaben og medlemmer vil have adgang til en komplet liste over klubstaben.
Data for klubstaben
Klubstaben er defineret som: alle medlemmer af bestyrelsen, alle klubadministratorer, samt trænere og udvalgsansvarlige i foreningen. Liste over klubstab er tilgængelig for alle medlemmer.
Udover de almene data vil der på alle medlemmer af klubstaben være indhentet børneattester. Disse opbevares tilgængeligt for klubstaben til dokumentation i forbindelse med arrangementer, hvor foreningen skal kunne dokumentere overfor myndigheder, at gældende lovgivning på området er overholdt.
Som medlem af klubstaben er det forventeligt, at ens grundlæggende kontaktoplysninger er tilgængeligt for alle andre medlemmer. Derudover vil medlemmer af bestyrelsen have deres kontaktoplysninger stående offentligt på hjemmesiden. Der opfordres til, at medlemmer af klubstaben ligeledes tilknytter velllignende foto til deres profil.
Videreformidling af persondata
Medlemmers persondata bruges kun internt og vil ikke uden medlemmers viden blive videregivet til tredjepart. Der vil dog årligt blive fremsendt data til følgende instanser:
- Esbjerg Kommune
- Landsforeningen Bifrost
Hvis foreningen bliver bedt om det af relevante og berettigede myndigheder, kan almindelig data desuden videregives til disse. Ved tilmelding til arrangementer gennem foreningen, vil almindelig data relevant for tilmelding blive videregivet til tredjepart.
Særlig beskyttet persondata (f.eks. CPR nummer) vil blive videregivet til politiet i forbindelse med indhentning af børneattester eller andre ansøgninger. Dette vil dog ikke foregå uden medlemmers viden herom. Disse data vil desuden blive stillet til rådighed for offentlige myndigheder, banker og andre instanser, hvor det lovgivningsmæssigt er relevant for de enkelte medlemmers funktion. Medlemmer vil i disse tilfælde blive gjort særligt opmærksom herom.
Fuldmagt
Der vil i forbindelse med indhentning og arbejde i foreningen med medlemmers almindelige data ikke blive indhentet fuldmagt hos det enkelte medlem. Hvis der skal videregives persondata til tredjepart, som ikke er nævnt ovenfor, vil medlemmer blive informeret herom og skal, uden risiko for yderligere sanktioner, informere foreningen om, at dette ikke er ønsket. Det skal bemærkes, at dette kan medføre, at medlemmet ikke kan udføre visse funktioner i foreningen.
Særlig beskyttet data vil udelukkende blive overdraget til tredjepart med medlemmets fuldmagt og medlemmet har uden videre sanktioner mulighed for at frabede sig det, medmindre dansk lovgivning afviger fra dette princip. Det skal bemærkes, at dette kan medføre, at medlemmet ikke kan varetage viss funktioner i foreningen.
Bilag
Følgende bilag uddyber foreningens politik mht. persondata: