Foreningens Vedtægter

Det følgende afsnit indeholder foreningens vedtægter som vedtaget på generalforsamlingen februar 2017 

Vedtægter dateret 24. februar 2018

§1 Navn og hjemsted:

                      Stk. 1             Foreningens navn er Lords Assembly Esbjerg. CVR. NR. 30456807

                      Stk. 2             Foreningens hjemsted er Esbjerg Kommune.

§2 Formål:

                      Stk. 1             Formålet med foreningen er at tilbyde børn, unge og voksne, på tværs af kulturer og sociale skæl, mulighed for socialt samvær omkring forskellige former for spil (brætspil, figurspil, rollespil og kortspil).

                      Stk. 2             Samt være samlingspunkt for teknologiske og kreative hobbyer der relaterer sig til foreningens øvrige interesser; og facilitere mulighed for udfoldelse af disse hobbyer i foreningens lokaler og værksteder.

                      Stk. 3             At tilbyde et alkohol- og stoffrit miljø til medlemmer og gæster, under opsyn af voksne over 18 år. Vedrørende rygning følges nuværende dansk lovgivning angående rygning i offentlige rum.

Dog kan bestyrelsen tillade salg af alkohol ved arrangementer, hvor der må påregnes et voksent publikum, som ved eksempelvis større turneringer eller klubfester.

                      Stk. 4             At fremme og udbrede kendskab til foreningen, og varetage foreningens interesser, ved at afholde arrangementer både internt i foreningen, såvel sammen med andre lignende offentlige og private foreninger.

§3 Medlemskreds:

                      Stk. 1             Som medlemmer optages enhver, som har lyst til at deltage i foreningens arrangementer.

                      Stk. 2             Regler og procedure for indmelding udarbejdes af bestyrelsen og gøres offentligt tilgængeligt for alle medlemmer. Ved ændringer i procedurer og regler informeres alle medlemmer via nyhedsmail og på sociale medier.

Indmeldelse er først anset som gyldigt efter betaling af første kontingentrate.

                      Stk. 3             Udmeldelse kan ske ved henvendelse til et bestyrelsesmedlem med virkning fra udgang indeværende sæson.

                      Stk. 4             Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer, der enten modarbejder foreningens formål eller gentagne gange bryder foreningens regler, herunder længerevarende manglende betaling af kontingent. Længerevarende skal som udgangspunkt anses som værende mere end 3 måneder.

Gældende ordensreglement for foreningen udarbejdes af bestyrelsen og gøres offentligt tilgængeligt for alle medlemmer.

                      Stk. 5             Bestyrelsen fastsætter kontingent, rater og mulige metoder for betaling. Gældende betingelser slås op i foreningens lokaler og annonceres desuden via nyhedsmail, samt på sociale medier.

                      Stk. 6             Kontingentet for en given periode der betales ved bankoverførsel skal betales senest den første hverdag i måneden. Anden betalingsform i henhold til §3 stk. 5 skal betales i henhold til nærmere instruktioner fastsat af bestyrelsen. Instruktioner offentliggøres for medlemmer i foreningens lokaler, samt via nyhedsbrev og på sociale medier.

§4 Generalforsamlingen:

                      Stk. 1             Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

                      Stk. 2             Ordinær generalforsamling afholdes én gang om året inden udgangen af februar måned og indkaldes med mindst tre ugers varsel, al indkaldelse sker elektronisk og ved opslag i klubbens lokaler.

                      Stk. 3             Møde og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der senest på dagen, har betalt forfaldent kontingent. Personer under 18 år har stemmeret til generalforsamling.

                      Stk. 4             Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

1)                   Valg af ordstyrer.

2)                   Valg af referent.

3)                   Valg af stemmetællere.

4)                   Formandens beretning.

5)                   Fastsættelse af kontingent.

6)                   Regnskabsaflæggelse / godkendelse.

7)                   Fastsættelse af arbejdsplan for det kommende år.

8)                   Godkendelse af budget.

9)                   Behandling af forslag.

10)                 Behandling af vedtægtsændringer.

11)                 Valg af formand.

12)                 Valg af kasserer.

13)                 Valg af kasserer suppleant.

14)                 Valg af bestyrelsesmedlemmer.

15)                 Valg af suppleanter.

16)                 Valg af to revisorer samt en suppleant.

17)                 Eventuelt.

                      Stk. 5             Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest otte dag før generalforsamlingen. Forslag til vedtægtsændringer, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest otte dage før generalforsamlingen.

                      Stk. 6             Generalforsamlingen ledes af en dirigent som vælges af forsamlingen. Denne må ikke være medlem af bestyrelsen.

                      Stk. 7             Generalforsamlingen træffer beslutninger ved simpelt flertal og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, hvis dette begæres af blot én mødedeltager. Ved personvalg, hvor to eller flere opstillede har fået lige antal stemmer, er der omvalg kun mellem disse opstillede.

                      Stk. 8             Revisor og revisorsuppleant vælges for 1 år af gangen.

                      Stk. 9             Generalforsamlingen indkaldes ved skriftlig meddelelse til medlemmerne. Denne sendes som e-mail til medlemmernes oplyste e-mailadresser. Hvis et medlem har udtrykt ønske herom, kan indkaldelsen sendes pr. post til det pågældende medlem.

Sidste dato for indsendelse af forslag og vedtægt ændringer skal fremgå på indkaldelsen. Senest 6 dage før generalforsamlingen, skal de indsendte forslag sendes som e-mail til medlemmerne.

                      Stk. 10           Foreningens regnskab skal vedlægges indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.

§5 Ekstraordinær generalforsamling:

                      Stk. 1             Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftligt begrundet anmodning om det over for formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest seks uger efter, at anmodningen er kommet til formandens kendskab.

                      Stk. 2             Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er tre uger.

§6 Foreningens daglige ledelse:

                      Stk. 1             Foreningens daglige ledelse udgøres af bestyrelsen, der foruden formanden og kassereren består af tre medlemmer. Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen for en toårig periode, således at der det ene år vælges formand og et bestyrelsesmedlem og det andet år vælges kasserer og to bestyrelsesmedlemmer. Der vælges en suppleant hvert år for en toårig periode, Der vælges en kasserersuppleant for en to årig periode på valg samme år som formanden med henblik på at optræne denne.

                      Stk. 2             Stemme og tegningsberettigede medlemmer af bestyrelsen, samt suppleanter hertil, skal være fyldt 18 og være medlem af foreningen.

                      Stk. 3             Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med nærværende vedtægter og generalforsamlingens beslutninger.

                      Stk. 4             Senest fjorten dage efter nyvalg skal bestyrelsen afholde konstituerende møde, hvor bestyrelsen af og blandt sine medlemmer vælger næstformand og sekretær. Alle tillidsposter gælder frem til næste generalforsamling.

                      Stk. 5             Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden. Den kan nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper til varetagelse af afgrænsede opgaver.

                      Stk. 6             Formanden – og i hans eller hendes fravær, næstformanden – indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelse sker skriftligt med angivelse af dagsorden, når formanden skønner det nødvendigt, eller mindst tre medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske om det overfor formanden. Dog skal der afholdes mindst ét møde hvert kvartal. Hvis mødet ønskes af bestyrelsesmedlemmerne, skal mødet afholdes senest to uger efter, at ønsket er kommet til formandens kendskab.

                      Stk. 7             Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst tre af bestyrelsens medlemmer er til stede.

                      Stk. 8             Følgende personer kan ikke være medlem af bestyrelsen:

Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller anden virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen eller kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen, samt Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller anden virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen, eller som kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen samt Ejere af lokaler m.m. der udlejes til foreningen.

De i §6 Stk. 8. givne habilitetsregler gælder ikke fonde, selskaber, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der er almennyttige, og hvis hovedformål er at stille faciliteter til rådelighed for børn og unge. Endvidere kan byrådet fravige habilitetsreglerne, når lejemålet er af uvæsentligt omfang, og når Byrådet skønner, at en fravigelse ikke vil medføre, at uvedkommende interesser får mulighed for at påvirke beslutningsprocessen i den folkeoplysende forening.

                      Stk. 9             Bestyrelsen er ansvarlig over for Esbjerg Byråd for anvendelse af modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for foreningen.

                      Stk. 10           Bestyrelsen udarbejder årlig en beretning til generalforsamlingen. Desuden udarbejdes en særskilt beretning til kommunen.

                      Stk. 11           Det er bestyrelsen ansvar, at der rettidig bliver indkaldt til generalforsamling ifølge vedtægterne.

                      Stk. 12           Ingen kan blive leder i foreningen inden der foreligger en børneattest. Skulle et nyvalgt bestyrelsesmedlem ikke kunne opnå dette vil første suppleant, overtage hans plads i bestyrelsen.

                      Stk. 13           Der kan på generalforsamlingen vælges op til to ungdomsrepræsentanter under 18 til bestyrelsen. Disse har ingen stemmeret og kan ikke holdes økonomisk eller på anden måde ansvarlig.

§7 Økonomi, regnskab og revision:

                      Stk. 1             Foreningens regnskabsår er fra 1. januar til 31. december. Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen.

Hvis kassereren ikke bliver, eller ikke ønsker at blive, genvalgt har den udgående kasserer pligt til at føre regnskab, indtil den nye kasserers konstituerende bestyrelsesmøde I tilfælde af at kasseren er ude af stand til at opfylde sine pligter skal kasserersuppleanten føre regnskab indtil den nye kasserers konstituerende bestyrelsesmøde.

                      Stk. 2             Bestyrelsen er ansvarlig overfor generalforsamlingen for budget samt regnskab.

                      Stk. 3             Foreningens regnskab føres af kassereren, der tillige er ansvarlig for foreningens Medlemsregister. I tilfælde af at kasseren er ude af stand til dette, overtages ansvaret af kasserersuppleanten indtil den nye kasserers konstituerende bestyrelse.

                      Stk. 4             Årsregnskabet skal udføres efter god regnskabsskik og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende krav i lovgivningen.

                      Stk. 5             Tilskudsregnskabet skal indsendes til godkendelse i Esbjerg kommunen senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning.

                      Stk. 6             Regnskabet revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer. Revisorerne skal i januar gennemgå det samlede regnskab og se, at beholdninger er til stede, samt at regnskabet er udført efter gældende lovgivning. Regnskabet forsynes med en påtegning. Revisorerne og kasserer suppleanten har til enhver tid adgang til at efterse regnskabet og beholdninger.

Ved samlede tilskud på under 300.000 kr. Revideres regnskabet af en af general¬forsamlingen valgt revisor. Den valgte revisor må ikke være medlem af bestyrelsen eller være beslægtet eller besvogret med medlemmer af bestyrelsen. Ved tilskud på 300.000 kr. eller der over revideres regnskabet af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret revisor eller en registreret revisor.

Tilskudsregnskabet skal være revideret i henhold til folkeoplysningslovens bestemmelser.

                      Stk. 7             Foreningens kassebeholdning indsættes på bankkonto, hvortil formand og kasserer har adgang. Til daglig drift og vekselpenge må der dog opbevares kontanter, dog max. 500,- DKK.

§8 Tegningsret og hæftelse:

                      Stk. 1             Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og kassereren i foreningen. Eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 2 bestyrelses¬medlemmer.

                      Stk. 2             Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt for det tilskud, som foreningen eller tilskudsmodtagerne har modtaget efter denne lov, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som Forsætligt eller uagtsom. Bestyrelsens medlemmer hæfter i øvrigt ikke personligt for foreningens tilskud efter folkeoplysningsloven.

                      Stk. 3             Bestyrelsens hæfter for foreningens aktive og formue sådan at det tilfalder foreningen og ikke enkeltpersoner.

                      Stk. 4             Det er tilladt for kasserer og formand at stifte gæld i foreningens navn. Enhver gældsstiftelse skal godkendes af den siddende bestyrelse inden gældsstiftelsen finder sted. Gælden må ligeledes ikke forhøjes uden bestyrelsens foregående kendskab og godkendelse.

§9 Vedtægtsændringer:

                      Stk. 1             Disse vedtægter kan kun ændres med 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.

                      Stk. 2             Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, hvorpå de vedtages.

§10 Opløsning:

                      Stk. 1             Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal på hinanden to følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær.

                      Stk. 2             Ved opløsning fordeles foreningens aktiver efter den opløsende generalforsamlings bestemmelse og foreningens eventuelle formue går til en eller flere, af generalforsamlingen valgte, interesse-relevante foreninger, i Esbjerg kommune. Hvis en passende godkendt forening af denne type ikke er at finde i kommunen, vil den eventuelle formue gå til en af generalforsamlingen valgt ungdomsforening i Esbjerg kommune.

§11 Datering:

                      Stk. 1             Disse vedtægter dateres 24. februar 2018