Privatlivspolitik

Nørre Alslev Gymnastikforenings dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.  

Kontaktoplysninger

Nørre Alslev Gymnastikforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Sara Søes Skov Bondehøj

Adresse: Kippingevej 16, 4840 Nørre Alslev

CVR: 31845203

Telefonnr.: 24799077

Mail: [email protected]

Website: www.na-gym.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.

1. Oplysninger om ledere og trænere:

Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
• CPR-nummer
• Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

 

Vi indsamler dine personoplysninger fra disse kilder

Vores databehandling kan grundlæggende inddeles i tre kategorier:

- Oplysninger du vælger at give os.

- Oplysninger vi får, når du bruger vores tjenester.

- Oplysninger vi får fra tredjeparter, f.eks. offentlige myndigheder.

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål

Vi behandler dine data i forbindelse med bestemte formål. Disse formål er:

• Opfyldelse af din anmodning om produkter eller tjenester
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Målretning af vores kommunikation og markedsføring til dig
• Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation til dig
• Information via vores hjemmeside og sociale medier
• Administration af stamdata på medlemsforeninger
• Administration af din relation til os
• Opfyldelse af lovkrav
• Gennemførelse af og udbredelse om vores virke, aktiviteter, stævner, turneringer, events og kurser m.v.

Vi behandler dine personoplysninger, når vi har en lovlig grund:

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Vores berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Vi afvejer dine og vores interesser

I det omfang vi behandler almindelige personoplysninger om dig, som ikke er lovpligtig for os at behandle, indhentet ved dit samtykke eller begrundet i en kontraktopfyldelse på dit initiativ, vil denne behandling udelukkende være motiveret af legitime interesser som:

• Gennemførelse af og udbredelse om vores virke, aktiviteter, stævner, turneringer, events og kurser m.v.
• Information til medlemsforeninger.
• Har du opgivet personoplysninger til os i forbindelse med opfyldelse af en kontrakt, vil vi forsat opbevare dine oplysninger med henblik på information om vores produkter og ydelser. Hvis denne information omfattes af markedsføringsloven, informeres kun om tilsvarende produkter og ydelser, medmindre vi har dit videregående samtykke.
• Behandling af oplysninger til forbedring af erfaringer og kompetencer hos foreningsledere og trænere/instruktører, herunder kurser.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Der kan ske videregivelse af almindelige personoplysninger på foreningens kontaktpersoner af forsikringsmæssige årsager.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
• Vi indhenter dine personoplysninger hos din medlemsforening, når det er relevant og nødvendigt i forbindelse med en idrætsaktivitet.
• Af hensyn til vores virke om at tilstræbe flest mulige idrætsaktive og frivillige i Danmark og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 5 år efter ophøret af et aktive behandlingsformål.
• Vi opbevarer dog oplysninger i relevant og nødvendigt omfang til statistik og lignende, så længe oplysningerne har historisk værdi.

Vi behandler kun relevante personoplysninger

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de personoplysninger, vi bruger. Vi bruger f.eks. ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål. 

Inden vi behandler dine personoplysninger, undersøger vi, om det er muligt for os at minimere mængden af data om dig. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper, vi anvender, kan bruges i anonymiseret eller pseudonymiseret form. Det kan vi gøre, hvis det ikke indvirker negativt på vores forpligtelser eller den tjeneste eller service, vi tilbyder dig.   

Vi behandler kun nødvendige personoplysninger

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de personoplysninger, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet ledere eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare din personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. 

Når vi ikke længere har behov for at behandle dine personoplysninger aktivt, f.eks. fordi du stopper dit virke i Nørre Alslev Gymnastikforening, så vil vi forsat opbevare dine almindelige personoplysninger i op til 5 år. Den fortsatte opbevaring sker af hensyn til fastholdelse, genaktivering og rekruttering af ledere, trænere/instruktører, kursister og aktivitetsudøvere.

Såfremt vi behandler oplysninger om dig af en mere følsom karakter (CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold og følsomme oplysninger) på baggrund af dit samtykke eller ved lovkrav, slettes oplysningerne straks efter, at behandlingsformålene er opfyldt.

I nogle tilfælde indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine personoplysninger

Ofte vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at varetage vores behandlingsformål.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 18 år, der kræver samtykke, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Vores udgangspunkt er 15 år. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

 

 

I nogle tilfælde videregiver vi dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante medlemsforeninger og idrætsorganisationer. Det gør vi uden at indhente dit samtykke hertil.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger, f.eks. som led i indberetning til en myndighed.

Vi indhenter dit samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forældre. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at får rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtig som mulig.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Vi optimerer og opdaterer løbende vores privatlivspolitik

Vi har ret til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores www.na-gym.dk/privatlivspolitik.