Vedtægter

Gladsaxe Eventyr & Rollespils Forening.

§1 - Navn og hjemsted

Stk. 1: Foreningens navn er Gladsaxe Eventyr & Rollespils Forening og forkortes GERF
Stk. 2: Foreningens hjemsted er Gladsaxe Kommune.

§2 - Formål
Stk. 1: Foreningens formål er at drive folkeoplysende arbejde ved at udbrede kendskab til rollespil, bordrollespil og brætspil samt beslægtede aktiviteter som kurser, turneringer og events.
Stk. 2: Foreningens formål er desuden at opbygge og drifte ”Vikingelandsbyen i Bagsværd”. Som er en vision om at opbygge et aktivitetsområde til rollespil, læringsspil, leg, samt kulturelle- og rekreative aktiviteter nær Smørmosen i Bagsværd. (Jernalderbopladsen, Værebrovej 49, 2880 Bagsværd)
Stk. 3: Foreningen skaber et inkluderende og lærende fællesskab for børn, unge og voksne og at styrke børn og unges sociale kompetencer.

§3 - Medlemskab
Stk. 1: Medlemskab opnås ved udfyldelse af indmeldelsesformular og betaling af kontingent.
Stk. 2: Foreningen henvender sig primært til børn og unge, men voksne kan også være medlemmer.
Stk. 3: Medlemskategorier:
A) Aktivt medlem (deltager i aktiviteter og har stemmeret efter anciennitetskrav).
B) Støttemedlem (Passivt medlemskab. ingen stemmeret).
Stk. 4: Stemmeret opnås først efter 6 måneders aktivt medlemskab og deltagelse i mindst tre arrangementer. Arrangementer defineres som: Månedlige liverollespil, bordrollespil/brætspil, workshops, møder, PR-events eller andre arrangementer hvor foreningen deltager som hold.
Stk. 5. Et medlem kan kun ekskluderes, hvis vedkommende med forsæt modarbejder foreningens interesser, med forsæt repræsenterer foreningen negativt eller begår ulovligheder i forbindelse med foreningens virke. Eksklusionen skal vedtages af bestyrelsen med mindst 2/3 flertal.
Stk. 6: En eksklusion af et medlem kan kun blive omstødt enstemmigt af bestyrelsen eller af generalforsamlingen med flertal på 2/3 af de afgivet stemmer.
Stk. 7: Ved eksklusion har et medlem altid mulighed for at få prøvet sin sag ved den førstkommende Generalforsamling.

§4 - Kontingent
Stk. 1: Kontingentet fastsættes årligt på generalforsamlingen.
Stk. 2: Udmeldelse af foreningen er alene gyldigt, hvis det er meddelt skriftligt til kassereren.
Stk. 3: Allerede betalt kontingent refunderes ikke og medlemskab er bindende for den betalte periode.
Stk. 4: Medlemmer der ikke har betalt kontingent, har ikke stemmeret på generalforsamlingen.

§5 - Generalforsamlingen

Stk. 1: Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Stk. 2: Ordinær generalforsamling afholdes årligt i første kvartal.
Stk. 3: Generalforsamlingen varsles skriftligt mindst tre uger før.
Stk. 4: Stemmeret har kun gyldige medlemmer med mindst 6 måneders anciennitet og aktiv deltagelse i mindst 3 arrangementer.
St. 5: Medlemmer under 16 år stemmer via forældre/værge.

Stk. 6: Dagsorden skal mindst indeholde:

• Valg af dirigent og referent
• Formandens beretning
• Regnskabsaflæggelse.
• Gennemgang af næste års budget.
• Fastsættelse af kontingent.
• Valg af revisor.
• Valg af bestyrelse
  Formand + et bestyrelsesmedlem vælges på lige år. (for en 2-årige periode)
  Kasserer + to bestyrelsesmedlemmer vælges ulige år. (for en 2-årige periode)
• Behandling af indkomne forslag
  Vedtægtsændringer kræver et 2/3 flertal af de fremmødte stemmer.
• Eventuelt

Stk. 7: Forslag om vedtægtsændringer skal leveres skriftligt til bestyrelsen mindst en uge før generalforsamlingen. Vedtagelse af vedtægtsændringer kræver 2/3 af generalforsamlingens stemmer.

Stk. 8: Et medlem, der opfylder kriteriet for stemmeret, kan afgive sin stemme via fuldmagt til et medlem som er fremmødt til generalforsamlingen.
Stk. 9: Et medlem, der opfylder kriteriet for stemmeret, kan deltage online i generalforsamlingen med lyd og/eller billede via gængse online-møde platforme.

§6 - Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1: Afholdes hvis et flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt, eller hvis mindst 1/3del af stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftlig anmodning.
Stk. 2: Indkaldelse sker med mindst tre ugers varsel.

§7 - Bestyrelse
Stk. 1: Bestyrelsen består af mindst 3 medlemmer valgt for to år ad gangen.
(formand, kasserer, næstformand)
Stk. 2: Valgperiode forskydes, så ikke hele bestyrelsen udskiftes samtidigt.
Stk. 3: Bestyrelsen varetager foreningens ledelse i henhold til generalforsamlingens beslutninger.

Stk. 4: Bestyrelsen har ansvaret for ledelsen af foreningen, herunder:

• At ansætte og afskedige fastansatte medarbejdere og koordinatorer.
• Administration & regnskab.
• At fastlægge rammer og mål for foreningens aktiviteter.

Stk. 5: Bestyrelsen kan uddelegere ledelsesopgaver til enten lønnede ansatte eller frivillige medhjælpere.

Stk. 6: Bestyrelsen er beslutningsdygtig med simpelt flertal.
Beslutninger kan tages uden at hele bestyrelsen behøver at være samlet.

Stk. 6. Punkt 2: Beslutninger kan tages uden, at bestyrelsen behøver at mødes fysisk, f.eks. via mail, onlinemøder, telefonmøder eller lignende, så længe kravet om simpelt flertal for beslutninger overholdes. Hele bestyrelsen skal inviteres til disse ikke-fysiske møder.

Stk. 7: Posten som medlem af bestyrelsen er ulønnet.

Stk. 8: Senest 14 dage efter nyvalg til bestyrelsen, afholder bestyrelsen et konstituerende møde, hvor de diverse poster uddelegeres.

Stk. 9: Bestyrelsen kan godkende udvalg og arbejdsgrupper til varetagelse af afgrænsede opgaver.

Stk. 10: Formanden – og i dennes fravær, næstformanden – indkalder og leder bestyrelsens møder.
Indkaldelsen sker skriftligt, med angivelse på dagsorden, tid og sted, når formanden skønner det nødvendigt. Eller når bare ét bestyrelsesmedlem anmoder om dette, overfor formanden. I sådanne tilfælde afholdes mødet senest 3 uger efter anmodningen er kommet formanden til kendskab.

§8 Økonomi
Stk. 1: GERFs regnskabsår følger kalenderåret.
Stk. 2: Det er den til enhver tid siddende formand og kasserer, der tegner foreningen.
Stk. 3. Formand og kassereren står for varetagelse af foreningens formue, herunder indkassering af kontingent samt betaling af regninger. Formand og kasserer kan råde over foreningens konti, samt indgå aftale herom.
Stk. 4: Formand og kasserer kan i fællesskab give prokura (B-adgang) til netbank samt dankort/VISA kort til separate underkonti til foreningens ansatte. Herunder, men ikke udelukke til, projektleder, administrator, bogholder og revisor
Stk. 5: Midler til foreningens drift henhører, dels fra kontingent fra medlemmerne og dels fra foreningens aktiviteter. Derudover kan der søges om tilskud fra kommunen, andre tilgængelige fonde, puljer og legater.
Stk. 6: Foreningen hæfter kun med sin egen formue, og bestyrelsen samt medlemmerne har ingen personlig hæftelse.

§9 - Opløsning
Stk. 1: Foreningen kan opløses med 3/4 stemmers flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger.
Stk. 2: Ved opløsning overdrages eventuelle midler til en anden folkeoplysende forening.
Beslutning om hvilken kan ligge i forbindelse med den afsluttende generalforsamling.