Privatlivspolitik

1. Dataansvar

Esbjerg Padel Forening er dataansvarlig og behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning (GDPR og Databeskyttelsesloven). Vores mål er, at du som medlem, frivillig eller kontaktperson oplever en sikker og gennemsigtig behandling.

Kontaktoplysninger:
Esbjerg Padel Forening
Kirkegade 102, 6700 Esbjerg
CVR: 44132699
E-mail: [email protected]
Website: www.esbjergpadelforening.dk

2. Hvilke personoplysninger vi behandler

Vi behandler følgende almindelige oplysninger om medlemmer, frivillige og deltagere:

• Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e-mail, indmeldelsesdato
• Betalingsoplysninger ved kontingent og køb
• Oplysninger om deltagelse i træninger, turneringer og arrangementer

For trænere og ledere kan vi derudover behandle:

• Bankoplysninger (ved udbetaling af honorar eller godtgørelse)
• CPR-nummer ved børneattest
• Oplysninger om kurser, tillidshverv og frivillig aktivitet

3. Hvor vi får oplysninger fra

Vi indsamler som udgangspunkt oplysninger direkte fra dig. I særlige tilfælde kan oplysninger komme fra:

• Offentlige myndigheder (fx ved udbetaling af løn/godtgørelse)
• Idrætsorganisationer (fx Holdsport, DGI, DIF – til turneringstilgang og medlemsoversigter)

4. Formål og retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• Medlemsadministration og kontingentbetaling (GDPR art. 6.1.b – kontrakt)
• Planlægning og gennemførelse af træninger, turneringer og sociale arrangementer (GDPR art. 6.1.b og f)
• Kommunikation om foreningsaktiviteter via Holdsport og e-mail (GDPR art. 6.1.f)
• Lovpligtig indhentning af børneattester for relevante frivillige (GDPR art. 6.1.c)
• Regnskab og bogføring (GDPR art. 6.1.c)
• Statistiske formål og historisk dokumentation (GDPR art. 6.1.f)

Ved enkelte behandlinger – fx billeder, nyhedsbreve eller tilmelding via tredjepartsapps – indhentes samtykke (GDPR art. 6.1.a).

5. Databehandlere og opbevaring i EU

Vi benytter følgende systemer og databehandlere:

• Holdsport: Medlemsstyring, kontingent og træningskalender
• Microsoft 365 / Azure: Kommunikation (Outlook, Teams) og dokumenter
• MobilePay / betalingsløsning: Online betaling
• Regnskabsprogram: Økonomistyring og bogføring

Vi tilstræber at anvende systemer, der opbevarer data inden for EU/EØS. Hvis data overføres til tredjelande, sker det med et gyldigt overførselsgrundlag (fx EU-Kommissionens standardkontrakter).

6. Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver ikke dine oplysninger til tredjeparter til markedsføringsformål. Oplysninger deles kun med:

• Offentlige myndigheder, når vi er retligt forpligtet
• DGI, DIF og turneringssystemer ifm. idrætsaktiviteter
• Samarbejdspartnere ifm. køb af klubtøj (kun nødvendige kontaktoplysninger)

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer personoplysninger i det tidsrum, det er nødvendigt for det konkrete formål:

• Medlemmer: Op til 3 år efter udmeldelse
• Ulønnede trænere/ledere: Op til 1 år efter ophør
• Lønnede funktioner: 5 år iht. bogføringsloven

Oplysninger med historisk eller statistisk værdi (fx turneringsresultater) kan opbevares længere, men anonymiseres hvor muligt.

8. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i henhold til GDPR:

• Ret til indsigt, berigtigelse og sletning
• Ret til begrænsning eller indsigelse mod behandlingen
• Ret til dataportabilitet
• Ret til at trække samtykke tilbage (hvis behandling er baseret på samtykke)

Du kan kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor. Du har også ret til at klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00 – www.datatilsynet.dk – e-mail: [email protected]

9. Ændringer

Denne privatlivspolitik vil løbende blive opdateret. Den nyeste version findes altid på www.esbjergpadelforening.dk.