Oldgirls

PERSONDATAPOLITIK TMIF FODBOLD 

August 2021

Vi behandler personoplysninger og skal overholde databeskyttelseslovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne persondatapolitik (herefter ”Politik”), der fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger og sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

 

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for os at behandle – eller når du beder os om det.

 

DATAANSVARLIG

TMIF fodbold (herefter TMIF) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

 

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger kan du altid kontakte TMIF ved at benytte kontaktoplysningerne nedenfor:

 

TMIF Fodbold

Kalstrup 7

8530 Hjortshøj

CVR-nr. 30 09 54 64

E-mail: [email protected]

 

FORMÅL OG RETSGRUNDLAG

TMIF indsamler kun de personoplysninger, som er nødvendige for, at TMIF kan levere den bedst mulige service til dig, og TMIF anvender kun dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet i denne Politik.

 

Medlemmer:

Vi behandler følgende oplysninger om dig som medlem:

 

• Identifikationsoplysninger og kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, postnr., medlemsnr., indmeldelses- og udmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
• Holdbilleder som offentliggøres på vores hjemmeside eller Facebook-side. Hvis du er under 15 år, offentliggør vi kun et holdbillede med dig, hvis vi forinden har modtaget et samtykke fra dine forældre.
• Navn og adresse på børn og unge under 15 år samt deres forældres kontaktoplysninger.

 

Indsamling af disse personoplysninger er nødvendige for at kunne opfylde den mellem dig og TMIF indgåede aftale om dit medlemskab hos TMIF. Dette sker med grundlag i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b. Hvis du ikke ønsker at give TMIF disse oplysninger, kan du ikke blive medlem.

 

Behandling af ovennævnte medlemsoplysninger sker til følgende formål:

 

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og sociale arrangementer, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning. 

 

Trænere, bestyrelsesmedlemmer og/eller dommere og sponsorer:

Vi behandler følgende oplysninger om dig som træner, bestyrelsesmedlemmer og/eller dommere:

 

• Identifikationsoplysninger og kontaktoplysninger, herunder adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.
• Eventuelt bankkontonummer i relation til trænergodtgørelse, udlægsrefusion og lignende. 
• Eventuelt CPR-nummer.
• Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest i forhold til trænere. 

 

Indsamling af disse oplysninger sker på baggrund af følgende retsgrundlag:

 

• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt (aftale) med dig efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
• Behandling er af afgørende betydning for at sikre entydig identifikation efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3
• Behandling er nødvendig til varetagelse af en berettiget interesse efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

 

Behandling af ovennævnte oplysninger om trænere mv. sker til følgende formål:

 

• Håndtering og administration af trænernes og bestyrelsesmedlemmers hverv og pligter i foreningen.
• Indgåelse af aftale med sponsorer.
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder lov om indhentelse af børneattest

 

HER INDSAMLER VI PERSONOPLYSNINGER FRA

Normalt får vi oplysningerne direkte fra dig, herunder når du melder dig ind i foreningen, og i forbindelse med dit daglige virke i TMIF. I nogle tilfælde får vi oplysningerne andre kilder, fx:

 

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af trænergodtgørelse, løn eller i forbindelse med indhentelse af børneattest. 

 

LEGITIME INTERESSER

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

 

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
• Offentliggørelse af kontaktoplysninger på trænere og bestyrelsesmedlemmer på foreningens informationskanaler, herunder på foreningens hjemmesiden og Facebook-side.

 

SAMTYKKE

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

 

DELING OG VIDEREGIVELSE

Foreningen er medlem af forskellige forbund og idrætsorganisationer, og der sker videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktiviteter.

Endvidere sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang, for at trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.

 

Vi deler kun personoplysninger med leverandører, som er nødvendige for, at leverandørerne kan levere deres tjenester. Vores leverandører, herunder IT-leverandører, fungerer som databehandlere for os og arbejder udelukkende efter vores instruks. De har dermed ikke ret til selv at beslutte, hvad dine personoplysninger skal bruges til, og vi bevarer kontrollen over oplysningerne.

 

Vi har indgået databehandleraftaler med vores leverandører, der sikrer, at leverandørers niveau for beskyttelse af dine personoplysninger overholder de krav, vi har opstillet i denne Politik, og i øvrigt gældende databeskyttelseslovgivning.

 

OPBEVARING OG SLETNING

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som træner.

 

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

 

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

 

Trænere m.v.:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

 

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

 

DINE RETTIGHEDER

Du har en række særlige rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

 

Indsigtsret:

Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger foreningen behandler om dig.

 

Ret til berigtigelse:

Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, TMIF har registreret om dig.

 

Ret til sletning:

Du har ret til på begæring at få slettet de oplysninger, vi har indsamlet om dig, i det omfang formålet med indsamlingen og opbevaringen af oplysningerne ikke længere er aktuelt, og/eller vi i øvrigt i medfør af lovgivningen er forpligtet til at slette oplysningerne.

 

Ret til at tilbagekalde et samtykke:

I det omfang vores behandling af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde samtykket, med den konsekvens, at vi skal bringe behandlingen af oplysninger til ophør, medmindre vi kan behandle oplysningerne på andet lovligt grundlag.

 

Ret til begrænsning af behandling:

Du har ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger, såfremt vores behandling går ud over, hvad der er lovligt m.v.

 

Retten til indsigelse:

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne Politik. 

 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Klage:

Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, hører vi meget gerne fra dig. TMIFs kontaktoplysninger findes ovenfor.

 

Du har også mulighed for at indgive klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby eller www.datatilsynet.dk.

 

REVIDERING AF POLITIKKEN

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende Politik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.